Съдържание
Наличието на ефективна система за архивиране може да ви спести време и енергия, когато имате важна информация, която трябва да бъде изтеглена бързо от голям обем файлове. Има два вида файлови системи, тези, които използват номера или цифрови системи, и такива, които използват букви или азбучни системи. Научаването как да използвате тези системи е от съществено значение, за да вземете решение за най-подходящата за вас. Въпреки че има няколко категории, разбирането на основите на тези системи за подаване е лесно.
Вземете решение за типа азбучна и цифрова система, която би работила най-добре за типовете документи, които искате да подадете. Има три основни азбучни системи за разглеждане и четири числови системи, най-честата от които е десетичната система. Трите азбучни системи са актуални, енциклопедия и географска.
Започнете с дефинирането на "актуална азбучна" система. Това е известно също като системата „речник“ и е най-лесното за разбиране. В този случай всеки файл дава заглавие и тези заглавия са подредени по азбучен ред от A до Z. Те не са групирани в теми и нямат категории, така че тази система обикновено е най-подходяща за по-малки количества от файлове.
Разберете „енциклопедията“ или „класифицираната“ система. В тази система има големи всеобхватни заглавия или теми, като история или философия, които имат по-малки теми, групирани по азбучен ред вътре в тях. Ако е необходимо, в тези подпозиции може да има допълнителни файлове, подредени по азбучен ред. Например в историята можете да имате подзаглавия, озаглавени с десетилетия, и вътре в тези файлове, файлове, обозначаващи някои аспекти на историята, като технология или война. Тези подкатегории могат да продължат, докато почувствате, че системата за подаване е ефективна за вас.
Помислете за изучаването на „географската“ система за документи, съдържащи информация, свързана с места. Подобно на енциклопедичната система, тази система има основни категории като държави или държави с подкатегории като градове или градове, подадени в тях по азбучен ред.
Разберете поне основите на десетичните картотеки. Това е десетичната система на Дюи, която най-често се използва от библиотеките за категоризиране на книги и справочни материали по номера на повикване. В този случай можете да имате не повече от 10 категории поради десетичното ограничение само да използвате числа от нула до девет. Тези десет категории след това могат да бъдат разделени на 10 допълнителни категории толкова често, колкото е необходимо, по същия начин, по който работи ензиклопедичната азбучна система.
Разбийте десетичната система на лесни за научаване парчета. Например, може би текущата ви библиотека изисква да имате три десетични знака, така че десетте ви категории да бъдат изброени като 000, 100, 200 и т.н., всяка със заглавие. Вътре във всяка от тях ще има подкатегории като 002 или 103, докато не бъдат попълнени всички десетични знаци. В този случай 002 означава категория в 000s, а 103 означава категория в 100s. Тази система е добра за изключително големи обеми информация, тъй като децималите могат да бъдат разширени и добавени към нуждите.